Le flex office ou le choc des cultures

Dans la façon d’organiser son bureau, il y a deux types de personnes :

Les créatifs : on peut faire une analyse sociologique approfondie de leur personne rien qu’en regardant leur bureau. Menu du restaurant d’à côté, dossier clôturé il y a 6 mois, 18 mugs et gobelets entassés, dessin des enfants, photo du dernier afterwork avec les collègues, calendrier 2003, feuilles de notes volantes et stylos publicitaires en pagaille. C’est un équilibre savant à ne perturber pour rien au monde. Ajoutez le moindre trombone et tout cet univers risque de se retrouver sur la moquette de l’open space.

Le créatif connaît son espace de travail par coeur : à quelle heure le soleil d’une journée de novembre va venir éblouir son bureau. Qui va s’assoir en face, le bruit que fait la porte en s’ouvrant et le nombre de pas pour aller à la fontaine à eau.

Les nomades : leur univers professionnel entier tient dans leur ordinateur et leur sac à dos. Ils passent d’un bureau à l’autre, peuvent travailler dans le train ou dans un café, avec les RH le lundi puis avec le Marketing le jeudi. Leur kit de survie ? Un chargeur, une gourde, un mug. Quelques heures après avoir utilisé un espace de travail, la seule preuve de leur passage c’est la chaise de bureau qui est remontée de quelques crans. Mais le nomade ne vit pas seulement dans le mouvement : il a aussi digitalisé ses rituels. La pause café de 9h30 ? Devenue un “e-coffee & potins” sur Teams. L’open space ? Remplacé par son fil Slack ou son groupe WhatsApp. Il recrée du lien en ligne avec autant de naturel qu’autour d’une machine à café.

Quand une entreprise décide de mettre en place le flex office, c’est donc un choc des culture qui se joue. Et on le sait, la mise en place du flex office a un impact fort sur les collaborateurs, et donc sur le fonctionnement des équipes et l’organisation des activités. Cette nouvelle dynamique implique de repenser les rapports entre équipes et services, d’utiliser de nouveaux outils, de repenser son activité en fonction des espaces.

Souvent, les entreprises optent pour ce mode de travail pour :

1.⁠ ⁠Optimiser l’utilisation des locaux

2.⁠ ⁠Favoriser les interactions entre les équipes et casser les silos

Or, imposer le flex office sans l’accompagner, c’est prendre le risque de frustrer les équipes et de générer au contraire une baisse de productivité et de motivation.

Alors, comment mettre toutes les chances de son côté pour que ça fonctionne ?

Chez Tadaam Conseil, nous partageons 3 convictions qui sont le fils rouge de tous nos accompagnements :

•⁠ ⁠Impliquer les collaborateurs dès le début : participation à la conception des espaces et au choix du mobilier, sessions d’acculturation, communication transparente et écoute des besoins pour favoriser l’adhésion et concevoir des espaces qui leur ressemblent

•⁠ ⁠Equiper les managers : leur rôle est capital dans la bonne mise en place d’une transformation. Il est nécessaire de leur fournir les outils et les clés pour embarquer leurs équipes, piloter le changement et faire du flex office un vrai levier d’efficacité.

•⁠ ⁠Proposer des espaces adaptés à leurs besoins. Le meilleur accompagnement du monde ne se suppléera pas à un espace de travail fonctionnel.

Et vous alors, plutôt créatif ou nomade ?